01 fev 2015
Timesheet - a planilha mais chata do mundo

Timesheet, a planilha mais chata do mundo

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Timesheet, a planilha mais chata do mundo

Não é nenhuma novidade que tempo é dinheiro e que os clientes têm que pagar pelo seu tempo dedicado a eles, e uma das formas mais básicas de fazer este controle é utilizando uma planilha ou sistema de controle de horas.

Muito simples mesmo. Basta ir registrando a quantidade de horas trabalhadas em cada cliente durante o dia e ao final do mês fatura-las. Quase todo advogado, consultor, ou profissional da área de serviços cobra por hora, mas seguramente não estão cobrando corretamente. Os gestores e clientes de CSC (Centro de Serviços Compartilhados), sabem bem disto.

Primeiro porque exige certa disciplina, segundo porque na maioria das vezes as pessoas querem fazer várias coisas ao mesmo tempo, o que comprovadamente não funciona, além de tudo, tem uma segredinho por trás disso tudo: fazer o time-sheet é muito, muito chato.

Ninguém gosta de ser controlado minuto-a-minuto e todos gostam de ter certa liberdade para fazer as coisas conforme as prioridades se apresentam.

Bom, a despeito de todas essas coisas, há uma realidade dura, perde-se muito dinheiro por não fazer um controle tão básico direito.

Pelo menos é o que diz uma recente pesquisa muito interessante feita pela Harvard Business Review, que demonstrou que foram perdidos nada mais nada menos quem U$ 50.000 por pessoa no último verão.

Eles fizeram uma estimativa ainda mais arrojada, e calcularam que nos EUA, se perde nada mais nada menos do que U$ 7,4 bilhões por dia em produtividade. Na verdade, na falta dela.

E no Brasil? Será que os controles são suficientemente bons para sabermos se há uma perda de dinheiro tão grande assim?

O que posso afirmar como consultor é que raramente encontro nos escritórios de advocacia, ou em empresas que têm que utilizar o timesheet, pessoas fazendo o uso da ferramenta corretamente.

Os sócios e gestores sempre têm que fazer ajustes pra cima e pra baixo, uma espécie de malabarismo para “fazer sentido” a cobrança das horas utilizadas.

São inventados indicadores de “utilização”, de produtividade, entre outros, mas, no final, quase tudo é “canetado” para fazer com que a fatura não pareça tão estranha. Já vi de tudo um pouco, de horas trabalhadas efetivamente, mas apagadas porque o cliente não entenderia porque foram gastas tantas horas para fazer isso ou aquilo, além de gente sem noção mesmo, que preenche o mês com 500 horas.

Mas há uma solução pra isso, obviamente que a tecnologia ajuda muito. Há uma dezena de softwares que ajudam na “automação” do timesheet. 

Mas no final do dia, são as pessoas que têm que entender que as horas de trabalho são dedicadas a clientes e são eles que pagam tudo. Tudo mesmo.

Uma mudança de mentalidade não é tão fácil assim e acredite, falar não adianta, pedir e até implorar que as pessoas preencham o time-sheet direitinho não vai adiantar muito.

Sem engajamento não se chega longe e as “canetadas” vão continuar acontecendo o tempo todo, e as pessoas vão se sentir controladas e sem muito espaço para escrever coisas do tipo: 2 horas gastas com pesquisa e aprendizado, ou 3 horas gastas com desenvolvimento da criatividade para solucionar a tarefa. Esse tipo de coisa não se pode cobrar não é mesmo?

Engano, faz parte do custo de servir e sim, deveria ser cobrado. Obviamente que pode-se escrever diferente na fatura para o cliente, mas coisas como esta são suprimidas e fazem com que as pessoas aloquem estas horas em outros lugares.

Engajar as pessoas em uma atividade, mesmo que chata, é uma arte.

Não há software do mundo que consiga ajudar gente que não entende como a empresa se posiciona, como é sua visão e seu propósito.

Não há gestor no mundo que consiga convencer as pessoas se ele próprio não encara atividades de controle como parte de algo maior: a sobrevivência da empresa.

Da próxima vez que for falar sobre o time-sheet, pense antes em falar sobre engajamento. Todo o resto virá mais fácil.

por André Medeiros, uma das pessoas mais indisciplinadas do mundo, que automatizou tudo pra não precisar perder mais um minuto e nem dinheiro com timesheet.

Veja aqui a pesquisa realizada pela HBR e aqui o artigo sobre Multitarefa.

André Medeiros
About André Medeiros

André Medeiros é sócio na Thinkers - Consultoria em Gestão. Especializada em pequenas, médias e empresas familiares.

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