28 ago 2014
Controles internos podem destruir a eficiência da sua empresa

Os controles internos podem acabar com a eficiência da sua empresa

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Uma das coisas que os empresários menos gostam é correr riscos. Ninguém quer perder dinheiro. Por este motivo todos os negócios implementam controles internos por toda a organização. Preenche uma planilha aqui, faz um checklist ali, por aí vai.

A foto acima foi tirada quando resolvi almoçar em um restaurante. Pensei imediatamente que a pessoa que planejou o controle não faz a mínima ideia do que está acontecendo na prática. Para reduzir a fila de clientes, a atendente simplesmente ignorava o controle e fazia um rabisco qualquer no verso só para agilizar o atendimento. E quer saber? Ela está completamente certa.

Os controles internos são processos que visam conferir maior segurança para as informações e processos operacionais.
O compliance é a palavra da vez, assim como governança foi há alguns anos. Até advogados estão dando aulas sobre compliance hoje. Incrível não é?!

Como dizem os grandes consultores: Para atingir os objetivos esperados é fundamental que os controles internos sejam implantados pela alta administração da empresa com apoio profissional da área de Compliance e/ou Controles Internos. Além disso, deve envolver diretores, gestores e colaboradores de todos os níveis, com a finalidade de prover razoável garantia quanto à realização dos objetivos específicos da empresa, dentre eles: obter alinhamento das ações diárias com o direcionamento estratégico corporativo imprimir maior efetividade e eficiência às operações alcançar maior confiabilidade no processo de comunicação, especialmente por meio das demonstrações contábeis e assegurar a conformidade com as leis e os regulamentos.

Belas palavras estas aí acima. Mas será que representam mesmo a realidade lá do “chão de fábrica”? Quais as operações e empresas mais têm controles internos? Os bancos? As grandes organizações? As empresas listadas na bolsa?

Outro dia fomos contratados para investigar irregularidades no fluxo de mercadorias de uma empresa no interior de São Paulo. Eles estavam desconfiados que havia brechas para fraude. Eles tinham ISO 9001, além de uma porção de controles super interessantes exigidos pela matriz no exterior.

Inicialmente descobrimos um caso grave de fraude de desvio de produtos acabados e alguns gestores foram demitidos. Contudo, ao aprofundar as análises, descobrimos que havia um alto grau de divergências não explicadas no inventário. Como o percentual de quebra/perda variava entre 3% e 5%, estava dentro dos parâmetros aceitáveis, então a coisa toda não chamava muito atenção. Mas, olhando ainda mais detalhadamente, as divergências totais entre o que estava registrado no sistema e o que realmente estava no estoque, o número médio de divergências era de 33%. Ou seja, de tudo o que movimentava o estoque, pelo menos 1/3 estava errado. Ótimo para controlar a gestão não é? Imagina como o gestor de compras deve se virar para comparar as matérias primas com um estoque tão bom assim?

Além disto, havia milhões de reais de estoque em terceiros, e advinha, havia 2 anos que ninguém ia lá ver se o número estava mesmo certo. Apesar disto, havia controles e mais controles de estoque, controle para retirada da linha de produção, controle para entrada para área de produtos acabados, controle do controle, etc.

O nível de complexidade era tanta, que pedimos para simplesmente fazer novo inventário geral e eliminar 11 das 13 planilhas de controle que eles usavam e no fim era só pra cumprir tabela. Ninguém agia de forma adequada. Estavam no piloto automático e nem se davam conta.

Pare e pense, as organizações hoje tem tantos controles que gasta-se mais tempo preparando-os do que analizando-os de fato.

Entenda:

  1. Controles internos não impedem que grandes organizações sejam vítimas de fraudes. Nos últimos anos os casos de fraudes corporativas não pararam de crescer.
  2. Controles internos não garantem que sua empresa seja mais eficiente. Temos visto empresas atoladas na ineficiência como se fosse arreia movediça.
  3. Controles internos não garantem que as regras serão cumpridas, não há ISO 9000 e outros, que façam isso acontecer na prática.

Controles internos só fazem sentido se realmente estiverem diretamente conectados com objetivos maiores. Hoje vemos controles demais e análises de menos.

Jeremy Hope em seu livro Reinventando o CFO relata que o número de indicadores continua a crescer. As empresas relatam em média 132 medidas para controlar a cada mês. 83 financeiras e 49 operacionais. Isso é mais do que seis vezes o número recomendado por Kaplan e Norton para um Balanced Scorecard.

Os indicadores estão intimamente ligados aos controles internos. São praticamente irmãos consangüíneos.

Essa mania de medição e controle tem sido um dos principais fatores que fazem com que a maioria das empresas não consiga perceber que mais, neste caso, significa menos. Mais tempo para formatar os números e menos eficiência na hora de tomar decisões.

O que isto significa? Para uma empresa média, o tempo de fechamento mensal subiu de 5 dias em média, para acima de 10.

Em algumas empresas, o fechamento se dá somente após o dia 15. Depois que muita água já passou embaixo da ponte. Como é possível tomar decisões acertadas com números tão atrasados?

Os gestores estão perdidos em uma neblina de controles e indicadores. Poucos fornecem informações úteis a respeito do que está acontecendo agora e da direção que a empresa está tomando.

Então, pare e pense: Sua empresa ser deve ser mais eficiente, olhando os controles certos, os indicadores certos e não perdendo mais tempo fazendo o controle e desenvolvendo planilhas infinitas.

Hora de fazer uma revisão geral nos controles e indicadores que realmente fazem sentido. Eliminar relatórios que não agregam em nada a tomada de decisão. Essa é a resposta que diferencia as empresas mais eficientes de todas as outras.

por André Medeiros

André Medeiros
About André Medeiros

André Medeiros é sócio na Thinkers - Consultoria em Gestão. Especializada em pequenas, médias e empresas familiares.

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