05 ago 2014
Thinkers - O fim das planilhas

Elimine suas planilhas, elas são parte da ineficiência da sua empresa

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Durante muito e muito tempo temos visto as empresas tentando fazer análises sobre seus números e com isto tomar decisões mais acertadas. Super normal.

O problema é que planilhas demais acabam por tornar a gestão e a tomada de decisão um verdadeiro pega-pra-capar. Pois não se sabe direito se a informação é boa, de uma única fonte, informação quente mesmo.

Pare e pense, gasta-se tanto tempo para fazer as atualizações, a exportação, a coleta, a conferência, a re-conferência, que não sobra tempo pra mais nada.

Ou então, gastam-se tantas horas extras após o fechamento do mês para fazer as comparações com as previsões, que no fim do dia, servem apenas para justificar o porque dos números não terem sido alcançados.

Outro dia fizemos uma reunião para apresentar um projeto para os executivos de uma empresa e uma das coisas iniciais do projeto era mostrar os números atuais e as possibilidades de cenários para o futuro.

Havia uns doze diretores e gestores na sala, uns oito foram diretos e retos: estes números estão errados, estes números não são os que eu tenho, estes números estão diferentes dos que eu recebi semana passada. Os mais bonzinhos simplesmente perguntaram: você extraiu do sistema X ou Y?

Obviamente que fechamos tudo o mais rápido possível, pois o clima já estava ficando tenso. Tinha gente que já estava de pé, para vocês terem uma ideia.

As planilhas que deveriam ser uma forma mais personalizada e fácil de acelerar a análise de números, se transformou em um estorvo para a maioria das empresas.

Eu, enquanto Controller de duas empresas há alguns anos, também já fui uma vítima quase mortal das planilhas. Os tais fechamentos mensais exigiam viradas de noite, olheiras e funcionários exaustos.

Hoje como consultor eu sempre faço aquelas perguntas difíceis, porém óbvias:

  1. Por que você comprou um ERP tão caro, com sistemas tão integrados, com BI e tudo o mais, podem até hoje faz o orçamento anual em planilhas!?
  2. Como é possível que os altos investimentos em tecnologia não resultaram na antecipação dos cenários e na aceleração para tomada de decisões?
  3. Por que você faz o fechamento dos números depois do dia 15? … Incrível!
  4. Como é possível que depois de tantos avanços em tecnologia você tem que cada vez mais lidar com horas extras, banco de horas e por fim, processos trabalhistas porque em algum momento se trabalhou mais do que se registrou!?
  5. E por fim, como é possível que seus gestores não vejam que é urgente a necessidade de simplificar a gestão? Ter números quentes, confiáveis e ao mesmo tempo fáceis para obter?

A resposta é simples, porém desafiadora: A grande maioria dos gestores virou refém das planilhas e a ferramenta que deveria ser uma extensão para ajudar nas análises, se transformou em algo essencial aos negócios. Em alguns casos, uma muleta que arrasta empresas inteiras.

Obviamente que isto não é nada inteligente e os impactos negativos na gestão são  devastadores. Me lembro de um caso, que por um erro de fórmula, O presidente da empresa tomou uma decisão errada e uma equipe inteira foi demitida. Incrível não é!?

Fizemos recentemente um desafio para uma média empresa. Eles tinham um ERP interessante, contudo o fluxo de caixa e quase tudo na área de finanças era feito por planilhas. E lá fomos nos com as perguntas cretinas: Por que não usam o sistema!?

As respostas foram várias, mas quando aprofundamos as causas, concluímos que existia uma resistência incrível nas pessoas para utilizarem o sistema. Ele não tinha uma fórmula assim, não tinha um relatório assado, não tinha um gráfico de tal cor. E por aí vai.

Propomos um desafio de fazer por dois meses a gestão pelo sistema e pela planilha, obviamente perdemos algumas coisas interessantes, como os gráficos, mas economizamos 480 horas de trabalho e jogamos fora 7 planilhas simplesmente simplificando a gestão e não deixando de perder nenhuma informação essencial, inclusive para tomada de decisão. Incrível não é?

Como funciona aí na sua empresa?

Você também é refém das famigeradas planilhas? Mesmo com um sistema de gestão?

Pare e pense, as vezes uma investigação mais detalhada das ferramentas nos sistemas podem eliminar dezenas de planilhas e economizar um outro tanto de horas, que podem ser dedicadas à análises.

por André Medeiros

André Medeiros
About André Medeiros

André Medeiros é sócio na Thinkers - Consultoria em Gestão. Especializada em pequenas, médias e empresas familiares.

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